Jak bezpiecznie udostępnić księgowej dostęp do programu firmowego?

W wielu firmach księgowa potrzebuje dostępu do dokumentów sprzedaży, faktur, rozrachunków, plików JPK, danych kontrahentów albo programu, w którym firma prowadzi codzienną pracę. Najprostszy pomysł bywa kuszący: wysłać pliki e-mailem, podać hasło do komputera albo pozwolić księgowej połączyć się przez zdalny pulpit. Niestety takie rozwiązania często są niewygodne i ryzykowne.

Bezpieczne udostępnienie księgowej dostępu do programu firmowego powinno być zaplanowane. Chodzi o to, żeby księgowa miała dostęp do potrzebnych danych, ale tylko w odpowiednim zakresie. Firma powinna zachować kontrolę nad użytkownikami, hasłami, uprawnieniami, historią pracy i bezpieczeństwem danych.

E-mail jest wygodny, ale nie zawsze jest dobrym sposobem przekazywania danych firmowych. Faktury, zestawienia, pliki eksportu i dane kontrahentów mogą zawierać informacje wrażliwe. Jeśli są wysyłane ręcznie, łatwo o pomyłkę: niewłaściwy załącznik, zły adres, brak aktualnej wersji pliku albo duplikaty dokumentów.

Przy większej liczbie dokumentów robi się z tego chaos. Firma wysyła paczki plików, księgowa prosi o brakujące dokumenty, ktoś poprawia fakturę, ktoś inny wysyła starą wersję. Im więcej pracy ręcznej, tym większe ryzyko błędów.

Dostęp do programu lub uporządkowanego środowiska może być wygodniejszy, bo księgowa pracuje na aktualnych danych albo pobiera potrzebne informacje bez ciągłego proszenia o załączniki.

Podstawowa zasada brzmi: księgowa nie powinna korzystać z konta właściciela ani pracownika. Powinna mieć własny dostęp, z własnym loginem i hasłem. Dzięki temu można kontrolować, kto loguje się do środowiska, kiedy ma dostęp i jakie czynności może wykonywać.

Wspólne hasła są wygodne tylko pozornie. Gdy kilka osób korzysta z jednego konta, trudno ustalić, kto co zrobił. Jeśli współpraca z księgową się zakończy, trzeba zmieniać hasła wszystkim albo liczyć na to, że nikt nie będzie dalej z nich korzystał. Osobne konto można po prostu wyłączyć.

Własne konto użytkownika to także możliwość ograniczenia uprawnień. Księgowa nie zawsze musi mieć pełny dostęp do całego środowiska, wszystkich plików i ustawień administracyjnych.

Bezpieczeństwo polega nie tylko na haśle, ale również na zakresie dostępu. Księgowa powinna mieć dostęp do tych danych i funkcji, które są potrzebne do jej pracy. Jeśli potrzebuje podglądu dokumentów i eksportów, nie musi mieć uprawnień administracyjnych. Jeśli potrzebuje pracy w konkretnym programie, nie musi widzieć prywatnych folderów firmy.

W praktyce warto ustalić, czego dokładnie potrzebuje księgowość: faktur sprzedaży, dokumentów zakupowych, raportów, plików JPK, rozrachunków, danych do KSeF, eksportu dokumentów czy pełnego dostępu do programu. Dopiero na tej podstawie powinno się dobrać sposób udostępnienia.

Zasada minimalnych uprawnień jest prosta: użytkownik ma tyle dostępu, ile potrzebuje, ale nie więcej.

Sposobów udostępnienia programu jest kilka. Pulpit zdalny pozwala księgowej połączyć się ze środowiskiem, w którym działa program. VPN może umożliwić bezpieczny dostęp do zasobów firmowych, ale wymaga dobrej konfiguracji i kontroli. Chmura pozwala uruchomić program na serwerze dostępnym zdalnie, bez uzależnienia od jednego komputera w biurze.

Najgorszym wariantem jest przypadkowo otwarty dostęp z internetu bez zabezpieczeń. Zdalny dostęp musi być skonfigurowany świadomie. Trzeba zadbać o użytkowników, hasła, ograniczenia, aktualizacje i monitorowanie.

Dla małej firmy wygodnym rozwiązaniem może być środowisko chmurowe, w którym księgowa otrzymuje oddzielne konto i łączy się tylko wtedy, gdy potrzebuje dostępu. Firma zachowuje kontrolę, a program i dane nie muszą być kopiowane na prywatne komputery.

Jeżeli firma pracuje na Subiekcie GT lub nexo, księgowa może potrzebować dostępu do dokumentów, rozrachunków, raportów albo eksportów. W zależności od modelu współpracy można przygotować jej osobne konto w środowisku, w którym działa program, albo ustalić bezpieczny sposób przekazywania danych.

Jeśli księgowa ma pracować bezpośrednio w programie, trzeba zadbać o licencje, uprawnienia użytkownika i zakres dostępu. Nie każda firma chce, żeby zewnętrzna osoba mogła zmieniać dokumenty. Czasem wystarczy podgląd, eksport lub dostęp do wybranych danych.

Ważne jest też to, czy księgowa pracuje regularnie, czy tylko okresowo. Inaczej konfiguruje się stały dostęp, a inaczej dostęp uruchamiany tylko na czas konkretnych prac.

Jeżeli księgowa łączy się zdalnie, znaczenie ma także jej urządzenie. Komputer powinien być zabezpieczony, aktualny i używany w sposób odpowiedzialny. Hasła nie powinny być zapisywane na kartce ani w przypadkowych plikach. Dostęp nie powinien być przekazywany innym osobom z biura rachunkowego bez zgody firmy.

Warto ustalić zasady współpracy: kto może korzystać z konta, kiedy dostęp jest aktywny, co zrobić po zakończeniu współpracy, jak zgłaszać problemy i jak postępować z danymi. Takie ustalenia zmniejszają ryzyko nieporozumień.

Jeśli dostęp jest realizowany przez chmurę, część zabezpieczeń może być łatwiejsza do kontrolowania po stronie środowiska serwerowego. Nadal jednak trzeba dbać o podstawy po stronie użytkownika.

To często pomijany temat. Firma powinna mieć możliwość szybkiego odebrania dostępu księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego. Jeśli każdy ma osobne konto, wystarczy je wyłączyć lub zmienić uprawnienia. Jeśli wszyscy korzystali ze wspólnego hasła, trzeba zmieniać dostęp wielu osobom i nadal nie ma pewności, gdzie hasło zostało zapisane.

Dobrą praktyką jest okresowy przegląd kont. Warto sprawdzać, kto ma dostęp do programu, kto już go nie potrzebuje i czy uprawnienia nadal są aktualne. W małych firmach takie porządki często odkłada się na później, a potem okazuje się, że dostęp mają osoby, które dawno nie powinny go mieć.

Bezpieczne udostępnienie księgowej dostępu do programu firmowego nie polega na przesłaniu hasła. Polega na przygotowaniu osobnego konta, ograniczeniu uprawnień, zabezpieczeniu połączenia i zachowaniu kontroli nad danymi. Dobrze skonfigurowana chmura lub uporządkowany zdalny dostęp pozwalają współpracować z księgowością wygodnie, bez niepotrzebnego ryzyka i bez ciągłego ręcznego przesyłania plików.