Jak działa wysyłka faktury do KSeF

Wysyłka faktury do KSeF to proces, w którym system księgowy lub ERP (np. InsERT Subiekt GT lub Subiekt nexo) przesyła dane faktury do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Faktura zostaje uznana za wystawioną dopiero w momencie jej poprawnego przyjęcia i nadania numeru przez KSeF.

Oznacza to, że sam zapis dokumentu w systemie nie wystarcza - kluczowy jest etap komunikacji z KSeF i jego zakończenie bez błędów.

Wysyłka faktury do KSeF nie polega na przesłaniu pliku PDF, ale na przekazaniu danych w określonym formacie XML.

Proces obejmuje:

• przygotowanie danych faktury w systemie ERP
• konwersję danych do struktury KSeF
• wysyłkę dokumentu przez API do systemu
• weryfikację danych przez KSeF
• nadanie numeru identyfikacyjnego

Dopiero po przejściu tych kroków faktura staje się oficjalnym dokumentem w systemie.

Proces wysyłki faktury do KSeF można podzielić na kilka etapów.

1. Wystawienie faktury w systemie

Użytkownik tworzy fakturę w systemie, takim jak Subiekt. Dokument zawiera wszystkie dane wymagane przez KSeF, takie jak:

• dane sprzedawcy i nabywcy
• pozycje towarowe
• kwoty netto i brutto
• stawki VAT

2. Przygotowanie dokumentu do wysyłki

System ERP przekształca dane faktury do formatu XML zgodnego z wymaganiami KSeF. Na tym etapie sprawdzana jest poprawność struktury dokumentu.

3. Wysyłka do KSeF

System łączy się z KSeF przez internet i przesyła fakturę. Komunikacja odbywa się poprzez API, czyli interfejs umożliwiający wymianę danych między systemami.

4. Weryfikacja dokumentu

KSeF sprawdza:

• zgodność struktury XML
• kompletność danych
• poprawność logiczną dokumentu

Jeśli pojawią się błędy, faktura zostaje odrzucona.

5. Nadanie numeru KSeF

Jeśli faktura zostanie zaakceptowana, system nadaje jej unikalny numer KSeF. To właśnie ten moment oznacza formalne wystawienie faktury.

6. Odbiór dokumentu przez kontrahenta

Faktura trafia do systemu KSeF i może zostać pobrana przez odbiorcę.

Czas wysyłki faktury zależy od kilku czynników:

• obciążenia systemu KSeF
• jakości połączenia internetowego
• wydajności systemu ERP

W większości przypadków proces trwa od kilku sekund do kilkudziesięciu sekund. Warto jednak pamiętać, że jest to proces, który musi zostać zakończony - nie może zostać przerwany.

Wysyłka faktury do KSeF wymaga ciągłej komunikacji z systemem.

Jeśli w trakcie wysyłki nastąpi:

• utrata internetu
• zerwanie połączenia
• problem z serwerem

proces może zostać przerwany, a faktura nie zostanie przyjęta.

To oznacza konieczność ponownej wysyłki i ryzyko opóźnień w dokumentacji. Dlatego infrastruktura IT musi zapewniać stabilne i szybkie połączenie z internetem.

Jeśli proces wysyłki faktury do KSeF nie zostanie zakończony:

• faktura nie otrzyma numeru KSeF
• dokument nie jest uznany za wystawiony
• konieczne jest ponowienie procesu

W niektórych przypadkach użytkownik musi ręcznie sprawdzić status dokumentu i ponownie go wysłać.

Nowoczesne systemy ERP, takie jak Subiekt, integrują się z KSeF i automatyzują proces wysyłki.

Użytkownik może:

• wysyłać faktury bezpośrednio z programu
• sprawdzać status dokumentu
• odbierać komunikaty o błędach
• ponawiać wysyłkę

Dzięki temu obsługa KSeF odbywa się w znanym środowisku pracy.

Podczas wysyłki faktur mogą pojawić się różne problemy techniczne.

Najczęstsze to:

• brak połączenia z internetem
• błędy w strukturze XML
• przeciążenie systemu KSeF
• niepoprawne dane w fakturze

W takich sytuacjach system zwraca komunikat o błędzie i wymaga poprawy dokumentu.

Czy faktura jest wystawiona po zapisaniu w Subiekcie

Nie. Faktura jest uznana za wystawioną dopiero po nadaniu numeru przez KSeF.

Czy można wysłać fakturę bez internetu

Nie. Wysyłka wymaga połączenia z systemem KSeF.

Czy można anulować fakturę w KSeF

Nie w klasyczny sposób. Można wystawić fakturę korygującą.

Czy proces wysyłki jest automatyczny

Może być automatyczny, jeśli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany.

Wysyłka faktury do KSeF to więc proces, który wymaga poprawnej komunikacji między systemem ERP a centralnym systemem Ministerstwa Finansów. Kluczowe znaczenie ma stabilność połączenia i poprawność danych, ponieważ tylko zakończony proces wysyłki gwarantuje, że faktura zostanie uznana za wystawioną.