KSeF a praca zdalna - jak wystawiać faktury bez ryzyka

Praca zdalna stała się dla wielu firm codziennością. Handlowcy pracują w terenie, księgowość często działa w modelu hybrydowym, a właściciele firm chcą mieć dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca, w którym aktualnie się znajdują. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawia jednak, że do tych wyzwań dochodzi kolejny element - konieczność nieprzerwanej komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.

W praktyce oznacza to, że wystawienie faktury nie kończy się już na zapisaniu dokumentu w programie. Faktura musi zostać poprawnie przesłana do KSeF, zweryfikowana i otrzymać numer identyfikacyjny. Dlatego organizacja pracy zdalnej wymaga dziś większej uwagi niż jeszcze kilka lat temu.

Przed wdrożeniem KSeF użytkownik mógł wystawić dokument lokalnie, zapisać go w systemie i wysłać do klienta później. Obecnie proces wygląda inaczej.

Aby faktura została formalnie uznana za wystawioną, musi zostać przyjęta przez KSeF. Oznacza to, że system ERP musi mieć możliwość komunikacji z internetem i wymiany danych z systemem centralnym.

W przypadku pracy zdalnej pojawia się więc dodatkowe ryzyko związane z jakością połączenia, dostępnością systemu oraz stabilnością środowiska, w którym działa program.

Pracownicy wykonujący obowiązki poza siedzibą firmy korzystają często z różnych sieci internetowych. Czasami jest to internet domowy, czasami sieć hotelowa, a niekiedy połączenie mobilne.

Choć większość z tych rozwiązań sprawdza się podczas codziennej pracy, mogą pojawić się sytuacje, które wpływają na komunikację z KSeF.

Najczęściej są to:

• chwilowe przerwy w dostępie do internetu,
• niestabilne połączenia mobilne,
• problemy z sieciami publicznymi,
• utrata połączenia podczas wysyłki dokumentów.

Nie oznacza to oczywiście, że praca zdalna jest niebezpieczna. Oznacza jedynie, że warto odpowiednio przygotować środowisko pracy.

Wiele osób utożsamia pracę zdalną z możliwością uruchomienia programu na własnym komputerze. W przypadku systemów ERP sprawa jest bardziej złożona.

Subiekt GT czy Subiekt nexo korzystają z bazy danych oraz infrastruktury, które muszą być dostępne niezależnie od miejsca pracy użytkownika. Jeżeli system działa na lokalnym komputerze lub serwerze znajdującym się w biurze, pojawia się dodatkowa zależność od dostępności tego środowiska.

W praktyce oznacza to, że użytkownik musi mieć dostęp nie tylko do internetu, ale również do całego zaplecza technicznego firmy.

Podstawą jest zapewnienie stabilnego dostępu do systemu ERP. Warto zadbać o:

• niezawodne połączenie internetowe,
• aktualne oprogramowanie,
• regularne kopie zapasowe,
• monitorowanie statusów wysyłanych dokumentów.

Bardzo ważne jest również sprawdzanie, czy faktury zostały poprawnie przyjęte przez KSeF. W środowisku pracy zdalnej użytkownik nie powinien zakładać, że każda wysyłka zakończyła się sukcesem wyłącznie dlatego, że dokument został zapisany w programie.

Jedną z największych zmian wprowadzonych przez KSeF jest wzrost znaczenia niezawodności środowiska pracy.

Jeżeli podczas wystawiania dokumentu wystąpi problem z komunikacją, może dojść do sytuacji, w której faktura nie zostanie poprawnie zarejestrowana w systemie.

Dlatego coraz większą rolę odgrywają rozwiązania zapewniające:

• ciągłość działania serwera,
• stabilną komunikację z internetem,
• centralny dostęp do danych,
• kontrolę nad procesem wysyłki.

To właśnie te elementy decydują o tym, czy praca zdalna będzie wygodna i bezpieczna.

Coraz więcej firm korzystających z Subiekta decyduje się na uruchomienie systemu w chmurze. W takim modelu program działa na serwerze znajdującym się w profesjonalnym centrum danych, a użytkownik łączy się z nim przez internet.

Dzięki temu niezależnie od miejsca pracy korzysta z tego samego środowiska, tej samej bazy danych i tej samej konfiguracji systemu.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku KSeF, ponieważ komunikacja z systemem Ministerstwa Finansów odbywa się z poziomu stabilnej infrastruktury serwerowej, a nie z komputera użytkownika znajdującego się w domu, hotelu czy samochodzie.

KSeF nie ogranicza możliwości pracy poza biurem. Wręcz przeciwnie - dobrze przygotowana infrastruktura pozwala wystawiać i wysyłać faktury z dowolnego miejsca na świecie.

Kluczowe znaczenie ma jednak to, gdzie działa system ERP i w jaki sposób komunikuje się z KSeF. Im bardziej stabilne środowisko, tym mniejsze ryzyko problemów związanych z wysyłką dokumentów, utratą połączenia czy koniecznością ponownego przesyłania faktur.

Dlatego firmy planujące długoterminową pracę zdalną coraz częściej analizują nie tylko funkcjonalność systemu ERP, ale również infrastrukturę, na której jest on uruchomiony. To właśnie ona w dużej mierze decyduje o bezpieczeństwie i wygodzie pracy z KSeF.