KSeF API - jak systemy ERP komunikują się z KSeF

Dla większości użytkowników Krajowy System e-Faktur sprowadza się do wystawienia dokumentu w programie i kliknięcia przycisku wysyłki. W rzeczywistości pomiędzy systemem ERP a KSeF odbywa się szereg operacji technicznych, które odpowiadają za przekazanie danych, ich weryfikację oraz odbiór informacji zwrotnej.

Kluczową rolę w całym procesie odgrywa API KSeF, czyli interfejs umożliwiający komunikację pomiędzy programami firmowymi a systemem Ministerstwa Finansów. To właśnie dzięki niemu systemy takie jak Subiekt GT, Subiekt nexo, systemy księgowe czy rozbudowane platformy ERP mogą automatycznie wysyłać i odbierać dokumenty bez konieczności ręcznego logowania się do KSeF.

API (Application Programming Interface) można najprościej opisać jako zestaw zasad pozwalających dwóm systemom wymieniać informacje.

W przypadku KSeF oznacza to, że program ERP może wysłać zapytanie do systemu Ministerstwa Finansów, a następnie odebrać odpowiedź zawierającą informacje o statusie dokumentu.

Użytkownik nie widzi tej komunikacji. Wszystko odbywa się automatycznie w tle. Dla niego cały proces wygląda zwykle jak zwykła operacja wysłania faktury.

Krajowy System e-Faktur musi obsługiwać miliony dokumentów generowanych przez firmy korzystające z różnych programów. Ręczne przesyłanie każdej faktury byłoby niepraktyczne i bardzo czasochłonne.

Właśnie dlatego komunikacja została oparta o API, które pozwala na:

• automatyczne przesyłanie dokumentów,
• odbieranie statusów faktur,
• pobieranie dokumentów z KSeF,
• integrację z systemami ERP,
• automatyzację procesów księgowych.

Dzięki temu przedsiębiorca nadal pracuje w swoim programie, a komunikacja z KSeF odbywa się automatycznie.

Komunikacja pomiędzy systemem ERP a KSeF przebiega w kilku etapach. Najpierw użytkownik wystawia dokument w swoim programie. Następnie system przygotowuje dane zgodnie z wymaganiami KSeF i tworzy odpowiednią strukturę XML.

Po przygotowaniu dokumentu następuje:

• nawiązanie połączenia z KSeF,
• przesłanie danych,
• weryfikacja dokumentu,
• zwrócenie odpowiedzi przez system,
• zapisanie statusu w ERP.

Jeżeli wszystko przebiegnie prawidłowo, faktura otrzymuje numer KSeF i zostaje uznana za wystawioną.

Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, dlaczego faktury nie są przesyłane jako pliki PDF.

Powód jest prosty. KSeF musi automatycznie analizować dane zawarte w dokumentach. Format XML pozwala na jednoznaczne określenie każdej informacji znajdującej się na fakturze.

System wie dokładnie:

• gdzie znajduje się numer NIP,
• jaka jest wartość netto,
• jaka stawka VAT została zastosowana,
• kto jest sprzedawcą,
• kto jest nabywcą.

Dzięki temu możliwa jest automatyczna kontrola poprawności dokumentów.

Ponieważ KSeF operuje na danych finansowych przedsiębiorstw, każda komunikacja musi być odpowiednio zabezpieczona.

Przed wysłaniem dokumentu system ERP musi potwierdzić swoją tożsamość. Proces ten nazywany jest autoryzacją.

W praktyce oznacza to, że KSeF sprawdza, czy dany użytkownik lub firma mają prawo do wykonywania określonych operacji.

Dopiero po pozytywnej weryfikacji możliwe jest przesłanie dokumentów lub pobranie informacji z systemu.

API KSeF działa w dwóch kierunkach. Nie tylko przyjmuje dane, ale również przekazuje informacje zwrotne.

Po wysłaniu dokumentu system może zwrócić między innymi:

• potwierdzenie przyjęcia faktury,
• numer KSeF,
• informację o błędach,
• status przetwarzania dokumentu.

To właśnie dzięki tym komunikatom użytkownik może sprawdzić, czy faktura została poprawnie zarejestrowana.

Cała komunikacja odbywa się przez internet. Oznacza to, że system ERP musi mieć możliwość nieprzerwanego połączenia z KSeF.

Jeżeli podczas wysyłki dokumentu wystąpi problem z siecią, może dojść do:

• przerwania komunikacji,
• braku potwierdzenia odbioru,
• konieczności ponowienia wysyłki,
• opóźnień w obiegu dokumentów.

Z tego powodu coraz większe znaczenie ma środowisko, w którym działa system ERP.

Choć komunikacja z KSeF od strony technicznej jest dość złożona, użytkownik zwykle nie musi znać wszystkich szczegółów działania API.

Najważniejsze jest to, że dzięki integracji:

• nie trzeba ręcznie logować się do KSeF,
• faktury mogą być wysyłane bezpośrednio z programu,
• statusy dokumentów są dostępne w systemie ERP,
• proces fakturowania jest znacznie szybszy.

To właśnie API sprawia, że KSeF może działać jako naturalne rozszerzenie systemu ERP, a nie osobne narzędzie wymagające dodatkowej pracy.

Wraz z rozwojem KSeF znaczenie integracji będzie rosło. Dla firm korzystających z systemów takich jak Subiekt GT czy Subiekt nexo kluczowe stanie się nie tylko poprawne wystawianie dokumentów, ale również stabilna komunikacja pomiędzy systemem ERP a platformą Ministerstwa Finansów. To właśnie API odpowiada za cały ten proces i stanowi fundament funkcjonowania KSeF w codziennej pracy przedsiębiorstw.