Backup to jeden z tych tematów, o których firma zwykle myśli dopiero po awarii. Dopóki wszystko działa, kopie zapasowe wydają się formalnością. Problem pojawia się wtedy, gdy komputer nie startuje, serwer przestaje działać, baza danych jest uszkodzona albo ktoś przypadkowo usuwa ważne pliki. Wtedy okazuje się, czy backup naprawdę chroni firmę, czy był tylko założeniem na papierze.

Gdy Subiekt GT działa wolno, zawiesza się albo nie chce połączyć się z bazą, użytkownik zwykle widzi tylko jeden problem: „program nie działa”. Z technicznego punktu widzenia przyczyn może być kilka. Problem może leżeć po stronie konkretnego komputera, sieci lokalnej, serwera, SQL Servera, bazy danych, drukarki albo dostępu zdalnego. Bez podstawowej diagnozy łatwo szukać rozwiązania w złym miejscu.

Praca zdalna stała się normalną częścią działania wielu firm. Pracownicy chcą mieć dostęp do programów z domu, właściciel potrzebuje sprawdzić dane poza biurem, a księgowa chce pobrać dokumenty bez czekania na e-mail. Problem w tym, że programy firmowe często działają lokalnie na komputerze lub serwerze w biurze. Wtedy trzeba zdecydować, jak udostępnić je zdalnie: przez RDP, VPN, chmurę albo inne rozwiązanie.

Firma, która działa w jednym biurze lub jednym punkcie sprzedaży, zwykle zaczyna od prostej instalacji programu magazynowego na lokalnym komputerze albo serwerze. Problem pojawia się wtedy, gdy dochodzi drugi magazyn, sklep, oddział, biuro, praca z domu albo handlowcy w terenie. Nagle okazuje się, że program musi być dostępny z kilku miejsc, a dane powinny być aktualne dla wszystkich użytkowników.

W wielu firmach księgowa potrzebuje dostępu do dokumentów sprzedaży, faktur, rozrachunków, plików JPK, danych kontrahentów albo programu, w którym firma prowadzi codzienną pracę. Najprostszy pomysł bywa kuszący: wysłać pliki e-mailem, podać hasło do komputera albo pozwolić księgowej połączyć się przez zdalny pulpit. Niestety takie rozwiązania często są niewygodne i ryzykowne.

Nie każda firma ma własnego informatyka, administratora systemów albo dział IT. W małych i średnich firmach obsługą komputerów często zajmuje się właściciel, jeden bardziej techniczny pracownik albo zewnętrzny serwis wzywany dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać. Przez pewien czas taki model może wystarczać, ale gdy firma korzysta z programów sprzedażowych, magazynowych, księgowych, baz SQL i pracy zdalnej, brak stałej opieki technicznej zaczyna być problemem.

Koszt awarii w małej firmie rzadko kończy się na samej naprawie komputera. Jeśli przestaje działać serwer, Subiekt, baza danych, program do fakturowania albo dostęp do dokumentów, firma traci czas, sprzedaż i możliwość normalnej obsługi klientów. Problemem nie jest więc tylko faktura za usługę informatyczną. Prawdziwy koszt przestoju to suma utraconych godzin pracy, opóźnionych zamówień, nerwów pracowników i ryzyka utraty zaufania klientów.

Wiele firm zaczyna pracę z Subiektem GT bardzo prosto: jeden komputer, jeden użytkownik, program zainstalowany lokalnie i baza danych na tym samym urządzeniu. Na początku to wystarcza. Firma wystawia faktury, prowadzi prosty magazyn, obsługuje klientów i nie potrzebuje rozbudowanej infrastruktury. Problem pojawia się wtedy, gdy biznes rośnie, a sposób pracy pozostaje taki sam.

Awaria komputera z Subiektem GT to dla wielu małych firm jeden z najgorszych scenariuszy. Program nie uruchamia się, komputer nie startuje, dysk wydaje dziwne dźwięki albo system Windows pokazuje błąd. Nagle okazuje się, że na tym jednym stanowisku były faktury, magazyn, kontrahenci, rozrachunki i cała historia pracy firmy. W takiej sytuacji najważniejsze są dwie rzeczy: nie pogorszyć sytuacji i jak najszybciej ustalić, gdzie znajdują się dane.